Spese di rappresentanza: deducibilità e detraibilità Iva per aziende e professionisti

Cosa sono le spese di rappresentanza e quali sono i limiti e le condizioni per dedurle se sei un imprenditore o un professionista.

Vuoi sapere con semplicità come dedurre senza rischi le spese per ristorante, hotel, trasporti quando tu o i tuoi collaboratori andate in trasferta oppure quando organizzi workshop di presentazione, meeting e incontri aziendali?

Sapendo poi che omaggi e gadget aziendali sono oggi un valido mezzo di marketing e di fidelizzazione dei clienti e del tuo personale, ti sei mai chiesto come puoi fare a recuperare fiscalmente il più possibile?

Molti imprenditori e liberi professionisti si trovano in difficoltà a capire come muoversi in queste situazioni, perché la legge è come sempre incomprensibile e piena di contraddizioni.

I tanti dubbi sono, ad esempio, su come procedere correttamente quando si va a pranzo o a cena con clienti, fornitori o dipendenti oppure quando si decide di fare regali o gadget aziendali ai propri dipendenti, clienti o anche ai soci o ai propri familiari.

Per questo voglio fare un pò di chiarezza su quali sono i limiti e le condizioni per non sbagliare.

Ti ricordo intanto che la regola n.1 che segue il fisco per ammettere la deducibilità di tutte queste spese è che siano collegate alla tua attività, cioè finalizzate a farti ottenere fatturato. Naturalmente bisogna essere sempre in grado di poter giustificare questo collegamento, in termini tecnici chiamato “inerenza fiscale delle spese”. Lascia che ti spieghi ora come funziona per le spese di HOTEL, RISTORANTE e TRASPORTI (treno, volo, ecc.) alla luce dei recenti chiarimenti dell’Agenzia Entrate (Interpello n. 22 dell’1/02/2019):

DIPENDENTI, AMMINISTRATORI, TITOLARE

• in caso di TRASFERTE (purché fuori dal Comune in cui ha sede l’azienda o lo studio professionale) per le spese di HOTEL, RISTORANTE, TRASPORTI di persone si recuperano costo e Iva al 100%. Ci sono però 2 precisazioni da fare per il recupero dell’Iva: - per i trasporti di persone l’Iva è sempre indetraibile; - per le spese di alloggio l’Iva è detraibile al 100%, ma è necessario che la fattura sia a nome dell’azienda o dello studio professionale e che sia riportato nome e cognome di chi ha alloggiato.
  

• in caso di PRESENTAZIONI, MEETING FORMATIVI AZIENDALI dove è presente solo il personale dell’azienda, la deduzione è ammessa nei limiti del 5 per mille del costo del personale.
  

CLIENTI ATTUALI e POTENZIALI

• in occasione di WORKSHOP, PRESENTAZIONI, MEETING FORMATIVI O COMMERCIALI, MOSTRE, FIERE, ED EVENTI SIMILI si recuperano costo e Iva al 100% per tutte le spese di ospitalità (hotel, ristoranti, trasporti di persone). Ecco però 3 precisazioni ai fini del recupero dell’Iva: - per i trasporti di persone l’Iva è sempre indetraibile; - per le spese di alloggio la detraibilità al 100% dell’Iva richiede la fattura a nome dell’azienda o dello studio professionale con riportato il nome e cognome di chi ha alloggiato; - occorre tenere traccia delle email di convocazione al meeting.
  

• NON in occasione di WORKSHOP, PRESENTAZIONI MEETING FORMATIVI O COMMERCIALI: si recupera il costo al 75% nei limiti dell’1,5% dei ricavi annui, mentre l’Iva è sempre indetraibile (spesa di rappresentanza).

OSPITALITÀ in occasione di CENE AZIENDALI, RICORRENZE, FESTIVITÀ, INAUGURAZIONE di NUOVE SEDI, VISITE in azienda di FORNITORI o di SOGGETTI DIVERSI DAI CLIENTI

• per le spese per HOTEL, RISTORANTE, TRASPORTI di persone si recupera il costo al 75% nei limiti dell’1,5% dei ricavi annui mentre l’Iva è sempre indetraibile (spesa di rappresentanza).

Adesso rispondiamo al secondo dubbio: come funziona la deducibilità fiscale per gli OMAGGI e più in generale i GADGET AZIENDALI fatti a clienti e dipendenti per fidelizzarli e per migliorare l’immagine dell’azienda o dello studio professionale?

Semplice! È sufficiente gestire omaggi e gadget aziendali concentrandosi su beni il cui costo imponibile senza Iva sia inferiore a 50 euro. In questo modo si recuperano costo e Iva al 100%.

Se invece il costo senza IVA degli omaggi è superiore a 50 euro, l’IVA diventa indetraibile e il costo deducibile al 75%, come qualsiasi altra spesa di rappresentanza.

Da considerare che, nel caso in cui l’omaggio sia composto da più beni (come il cesto natalizio), il valore di 50,00 euro va riferito al valore complessivo dell’omaggio e non ai singoli beni che lo compongono. Per completare il quadro ecco 2 precisazioni importanti per i LIBERI PROFESSIONISTI:

• Per spese di VITTO E ALLOGGIO relative a TRASFERTE si recupera il costo non al 100% come per le imprese, ma al 75% nei limiti del 2% dei compensi mentre l’Iva è sempre detraibile. Tuttavia se le spese per alberghi e ristoranti sono sostenute quando si è in trasferta per corsi, fiere e convegni diventano deducibili al 100% ma bisogna stare attenti perché tali spese, sommate a quelle per corsi di formazione e convegni, complessivamente non devono superare i 10.000 euro l’anno. In caso di superamento l’eccedenza sarebbe deducibile al 50%.
  

• Gli OMAGGI di beni e servizi, così come tutte le spese qualificate come spese di rappresentanza per le imprese, sono deducibili sempre al 75% nel limite dell’1% dei compensi percepiti nell’arco dell’anno.

Se pensi di avere ancora dubbi su come dedurre le tue spese di rappresentanza, contattaci o richiedi subito una consulenza fiscale gratuita.